Aufschieberitis adé – So werden Sie zum Produktivitäts-Profi

by Katharina on 6. Mai 2011 · 4 comments

Arbeiten in der heutigen Zeit bedeutet neben einer erfolgreichen Leistungserbringung auch gesteigerte Produktivität. Je effizienter Sie Ihre Arbeit erledigen, umso größer wird die Freizeit. In Facebook-Zeiten leichter gesagt als getan. Die Auswahl an Ablenkungen ist riesig. Anrufe, E-Mails, Meetings und die verhängnisvollen Social Networks: Die Lösung heißt Überblick bewahren und Zeitmanagement verbessern. Aber wie? Wir haben hier die passenden Tipps für Sie. Denn jeder Tag hat nur 24 Stunden – starten Sie heute und nutzen Sie Ihre Zeit voll aus!

Goldene Regel 1: Eins nach dem anderen.

Die erste und wichtigste Regel für mehr Produktivität: Konzentrieren Sie sich auf nur eine Aufgabe und lassen Sie sich nicht von E-Mails, SMS oder persönlichen Anrufen bei Ihrer Arbeit stören. Die Ablenkungen bringen Sie aus dem Konzept, wichtige Einfälle oder Ideen können dabei verloren gehen, und Sie müssen sich immer wieder von Neuem in Ihre Aufgabe einarbeiten.

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Kontrollieren Sie zu Arbeitsbeginn Ihre Mails und erledigen Sie die wichtigsten davon gleich. Anschließend sollten Sie Ihre Mails nur in festgelegten zeitlichen Abständen überprüfen und gesammelt beantworten. Wenn eine Aufgabe besonders hohe Konzentration von Ihnen verlangt, stellen Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos.

Goldene Regel 2: Verzetteln – aber richtig!

Jeder kennt Sie, nutzt sie – und viele geben Sie wieder auf. Nichts ist trauriger als eine knallvolle To-do-Liste mit vielen offenen Punkten. Der Clou: Schreiben Sie nicht alles auf. Routineaufgaben haben auf einer To-do-Liste nichts verloren!

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Am besten, Sie beschließen jeden Arbeitstag mit einer To-do-Liste für den nächsten. Ob handschriftlich oder am PC bleibt Ihren Vorlieben überlassen, flexibler und zeitsparender sind natürlich elektronische Listen. Dafür bieten sich Notizprogramme wie Evernote oder Wunderlist an, für gehobene Ansprüche und das Delegieren von Aufgaben eignen sich Zeiterfassungs- und Projektmanagementprogramme mit integrierter To-do-List wie z.B. TimeTac. Das Wichtigste: Setzen Sie Prioritäten! Und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Dann klappt’s auch mit dem Abhaken von To-dos.

Goldene Regel 3: Das Schlimmste zuerst.

Kennen Sie das auch? Sie schieben unliebsame und schwierige Arbeiten gerne vor sich her. Eigentlich ist das ja ganz verständlich – wer erledigt schon gern Unangenehmes? Das Problem: Das Schlimmste ist meistens auch das Wichtigste.

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Peter Hinzmann hat es in seinem Post "Zeitmanagement ist tot" auf den Punkt gebracht: "Den Scheiß zuerst." Auch wenn Sie sich anfangs noch ein bisschen dagegen sträuben, erledigen Sie Ihre schwierigste Arbeit gleich zu Beginn des Tages. Zu diesem Zeitpunkt stecken Sie noch voller Motivation und Energie. Ein weiterer Vorteil: Sie können den restlichen Arbeitstag ohne schlechtes Gewissen verbringen. Immerhin haben Sie das Schlimmste schon hinter sich.

Goldene Regel 4: Richtig delegieren ist die halbe Arbeit.

Neben Ihren Hauptaufgaben gibt es bestimmt viele kleine organisatorische und administrative Angelegenheiten, die Sie viel Zeit kosten. Die Lösung: Delegieren! Delegieren! Delegieren!

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Auch wenn Sie das Gefühl haben, Sie können alles selbst erledigen – der ganze Kleinkram kostet wertvolle Zeit. Setzen Sie deshalb Ihre freundlichste Miene auf, und bitten Sie einen Kollegen, Sie zu unterstützen. Immerhin greifen Sie anderen auch unter die Arme – vorausgesetzt, Sie haben die Zeit dazu. Denn nichts ist enttäuschender, als eine Aufgabe weiterzugeben, die dann nicht wie versprochen erfüllt wird. Punkten Sie deshalb in Ihrer Kollegenschaft mit der Verlässlichkeit, die Sie auch von anderen erwarten.

Goldene Regel 5: Ciao, Perfektionist!

Sie möchten jede Ihrer Arbeiten perfekt erledigen? Willkommen in der Gruppe der Leistungsträger. Damit Sie das auch bleiben, müssen Sie jedoch eines lernen: Perfektionismus in allen Details hemmt. Die goldene Regel heißt: 80/20. Das hat Pareto schon vor 100 Jahren entdeckt – und das System bewährt sich immer noch.

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Perfektionismus in Nebensächlichkeiten. Vorzügliche Leistungen zu erbringen bedeutet auch, dass Sie das Beste in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit geben. Nachdem Sie Ihre Arbeit beendet haben, überprüfen Sie diese einmal – und starten dann mit der nächsten Aufgabe.

Goldene Regel 6: Relaxen.

Pausen und Produktivität? Ist das nicht ein Widerspruch? Stundenlanges Durcharbeiten, das ist der Weg zu echter Produktivität! Möchte man meinen – ist aber nicht so. Stattdessen zeigen Studien: Wer sich keine Entspannung gönnt, brennt rasch aus. Und leistet irgendwann einmal: Gar nichts mehr. Damit es nicht so weit kommt, sollten Sie deshalb unbedingt für Ausgleich sorgen.

Dr. Zeitgeists Tipp!
So geht’s richtig: Achten Sie darauf, dass Sie sich auch unter der Woche regelmäßig etwas Gutes tun. Ein Treffen mit Freunden, ein genussvoller Nachmittagskaffee, einige Stunden Sport, ausreichend Schlaf – Ihr Körper und ihr Geist werden sich bei Ihnen bedanken. Wenn Sie schon seit Stunden an einer schwierigen Arbeit sitzen und einfach nicht mehr weiter kommen, dann gönnen Sie sich eine Pause. Gehen Sie an die frische Luft, bewegen Sie sich. So kommen Ihre Gehirnzellen wieder in Schwung, und Sie gewinnen wertvollen Abstand von Ihrem Problem. Danach können Sie wieder mit neuer Energie und guten Ideen an Ihre Arbeit gehen.

Und, wie erhalten Sie sich Ihre Produktivität? Wir sind gespannt auf Ihre Ideen und Kommentare.

 

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1 Alexander Greisle Mai 16, 2011 um 17:27

Das Problem der ToDo-Liste am Abend für den nächsten Tag ist nach meiner Beobachtung häufig, dass Menschen so gar nicht richtig zur Ruhe kommen. Es ist im Wissensarbeiter-Alltag ohnehin schon so, dass man am oft Abend nicht richtig greifen kann, was man wirklich geschafft hat. Der Tag ist wie die Information an einem vorbei gerauscht, man hat das Gefühl, viel getan, aber wenig geschafft zu haben (das ist zum Beispiel bei einem Handwerker anders, der sieht – und spürt körperlich – was er geschafft hat).

Der Büroarbeiter ist irgendwie nie fertig, hat immer viele ToDos und Projekte. Das erschöpft irgendwann (muss ja nicht gleich ein ausgewachsener Burnout sein). Deshalb würde ich eher dazu raten, am Abend eine LIste mit den Dingen zu machen, die man geschafft hat (geht auch gut den Tag über).

Die ToDo-Liste hat Zeit bis zum Arbeitsbeginn. Die Zeit dazwischen kann man auch einfach genießen, das ist nicht schlimm, tut nicht weh und bringt manchmal ganz erstaunliche Ideen und Performanceschübe (denn nur darum geht es ja im Leben, oder?)

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2 philipp Mai 17, 2011 um 06:49

Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet

Als Berater in einer Unternehmensberatung lebe ich von einem Projekttag in den anderen. Tägliche gibt es viele einzelene Aufgaben die sich gut planen lassen, aber auch unvorhersehbare, wichtige und dringende Dinge zu erledigen.

Meine persönliche abendliche Todo-Liste gibt mir das Gefühl, dass ich Themen für den heutigen Tag abhaken kann und gleichzeitig für den nächsten Tag vorbereitet bin. Ich muss mir dann Abends keine Gedanken mehr über scheinbar hochkomplexe, unlösbare Probleme machen, die ich vielleicht vergessen könnte.

Meine wichtigsten Punkte sind auf meiner To-do Liste notiert und dort bleiben Sie auch bis zum nächsten Morgen. Ich kann die Dinge nun mal ruhen lassen und den – ohnehin meist kurzen – Abend genießen.

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