Gleitzeit – 5 x mehr rausholen durch richtige Kommunikation

by Bernd on 10. April 2011 · 4 comments

Richtig kommunizieren bei Gleitzeit ist manchmal gar nicht so einfach

Gleitzeit – ein alter Trend, der einen neuen Blick wert ist. Denn Gleitzeit erlebt gerade einen echten Boom: Laut einer Studie des Kommunikationsanbieters Avaya arbeiten bereits rund zwei Drittel der Beschäftigten in Europa flexibel. Die Vorreiter auf einen Blick:

  • 72 % in Deutschland
  • 71 % in Frankreich
  • 65 % in Italien

Offensichtlich wird Gleitzeit in Europa gerade zum neuen Standard für Arbeitszeitmodelle. Tatsächlich bringt Gleitzeit viele Vorteile – die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist nur einer davon.

Alles eitel Sonnenschein? Jein. Denn Gleitzeit fordert – und zwar alle Beteiligten.

Neben der Einrichtung von Systemen zur genauen Arbeitszeiterfassung ergeben sich durch die unterschiedlichen Anwesenheitszeiten auch erhöhte Anforderungen an die Organisation, Kommunikation und Führung im Unternehmen. Häufig werden gerade die kommunikativen Herausforderungen der Gleitzeit schwer unterschätzt. Miteinander reden – das kann schließlich jeder. Vergessen wird dabei eines: Eine gut funktionierende Kommunikation ist das A und O für eine effektive Zusammenarbeit bei unterschiedlichen Arbeitszeiten.

Die gute Nachricht: Einige wenige Kommunikationsanweisungen reichen aus, um zu gewährleisten, dass der Informationsfluss zwischen allen Beschäftigten auch bei Gleitzeit weiterhin funktioniert.

Diese 5 Tipps haben sich bei uns als sehr hilfreich erwiesen:

1. E-Mails schon zu Arbeitsbeginn checken
Zwar ist in vielen Unternehmen der allmorgendliche Check der eingegangenen E-Mails bereits Routine, dennoch kann es Mitarbeiter geben, die erst im späteren Verlauf des Tages ihren Posteingang überprüfen und dadurch wichtige Informationen verspätet erhalten.

2. Klare Kommunikationszeiten festlegen
Da sich durch Gleitzeit unterschiedliche Anwesenheitszeiten der einzelnen Kollegen ergeben, ist es sinnvoll, klare Kommunikationszeiten festzulegen. Dadurch wissen die Mitarbeiter genau Bescheid, wann sie ihre Kollegen erreichen können und wann nicht.

3. Gleichen Informationsstand für alle gewährleisten
Durch die unterschiedlichen Arbeitszeiten kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter nicht darüber Bescheid wissen, wann ihre Kollegen im Urlaub sind, sich Zeitausgleich nehmen oder nicht vom Büro aus arbeiten. Häufig kommt dann der große Schreck – wenn Rückfragen auftauchen oder Absprachen notwendig sind. Schon ein kurzer Vermerk im Nachrichtenboard des Intranets, in für alle Mitarbeiter online zugänglichen Kalendern (z.B. Google Kalender), eine Mail oder eine SMS an die Kollegen kann Unwissenheit, Probleme und Missverständnisse verhindern.

4. Klar und deutlich kommunizieren
Aufgrund der oftmals unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter findet die Kommunikation häufig in schriftlicher Form statt. Das Problem: Bei schriftlicher Kommunikation gehen häufig die feinen Zwischentöne verloren. Mimik, Gestik und Tonfall als Verständnishilfen fallen weg, die Möglichkeit, Missverständnisse direkt zu klären, fehlt. Halten Sie sich deshalb beim Schreiben an die KISS-Formel („Keep it short and simple“) und drücken Sie sich möglichst klar und deutlich aus. Überlegen Sie sich, welche Fragen der Empfänger Ihrer Botschaft haben könnte – und nehmen Sie die Antworten darauf vorweg.

5. Stand des Arbeitsfortschritts festhalten
Durch eine für alle zugängliche kurze Information über den Fortschritt bzw. den aktuellen Stand der Arbeit am Ende des Tages können Kollegen wichtige Informationen für ihre eigene Weiterarbeit erhalten.

Alle Tipps beherzigt? Dann kann nichts mehr schief gehen. Mit einer gut organisierten Kommunikation, den passenden Kommunikationstools, klaren Regeln und dem richtigem Team gewährleisten Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Und, über welche Erfahrungen können Sie bei diesem Thema berichten?

 

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1 spiderpig April 19, 2011 um 09:02

hallo! finde die tipps hören sich recht einfach aber effektiv an. ich arbeite auch in gleitzeit und erlebe selbst, dass es öfters mal zu kommunikationsschwierigkeiten mit meinen kollegen kommt. werde die tipps gleich mal beherzigen und auch an meine kollegen weiterleiten.

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2 elisabeth April 20, 2011 um 08:57

Könnte mir ein Leben ohne Gleitzeit gar nicht mehr vorstellen. Als alleinerziehende Mutter kann ich mir den Tag so viel besser einteilen und muss mir z.B. keine Gedanken darüber machen ob es sich berufsmäßig ausgeht, dass ich meinen Sohn in den Kindergarten bringe. Die Kommunikationstipps finde ich recht interessant, bin ja immer wieder offen für neue Tipps.

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