Zeitaufwand richtig schätzen – die besten Tipps der Profis

by Bernd on 7. Oktober 2013 · 0 comments

Zeitaufwand richtig schätzen – die besten Tipps der Profis

Zu einer sinnvollen Tagesplanung gehört mehr, als nur die Todos für einen Tag festzulegen. Sie sollten Ihre Aufgaben auch zeitlich im Tagesablauf verankern. Aber wie? Zeitaufwand wird häufig falsch eingeschätzt. Mit diesen Tipps kommen Sie zu realistischeren Ergebnissen.

1) Große Aufgaben zu kleinen machen

Je genauer Sie große Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen, desto besser können Sie den tatsächlichen Zeitaufwand abschätzen. Ein zusätzlicher Vorteile: Kleine Aufgaben wirken machbarer als große: Die Motivation für die Arbeit steigt! Empfehlenswert ist, eine Zielgröße festzulegen und alle Aufgaben, die länger dauern, auf diese Zielgröße herunterzubrechen. Andy Lester empfiehlt ein Limit von vier Stunden pro Teilaufgabe. Größere Zeiträume können kaum mehr realistisch eingeschätzt werden.

2) Schätzungen hinterfragen

Unsere Schätzungen werden stark von unseren Erwartungen daran beeinflusst, bis wann eine Arbeit abgeschlossen sein soll. Das Ergebnis: Viel zu optimistische Einschätzungen – und im schlimmsten Fall saure Kunden. Denn die schönsten Versprechungen sind nutzlos, wenn nicht pünktlich geliefert wird. Wenn Sie sich regelmäßig verschätzen, gewöhnen Sie sich an, einen Sicherheitspuffer von mindestens 30 % aufzuschlagen – standardmäßig! Wenn Sie früher fertig sind, umso besser: Genießen Sie die zusätzliche Freizeit.

3) Schätzungen überprüfen

Sie kennen Ihre Sollzeiten – vergleichen Sie sie mit den Ist-Zeiten! Praktische Zeitmanagement-Tools wie die Projektzeiterfassung von TimeTac ermöglichen nicht nur automatisches Todo-Handling, sondern helfen Ihnen auch dabei, Ihre Stärken und Schwachstellen zu erkennen. Legen Sie Sollzeiten für ganze Projekte und einzelne Aufgaben fest. Die Ist-Zeiten erfassen Sie effizient per Mausklick. Am Endes des Tages können Sie vergleichen: Lagen Sie mit Ihrer Schätzung richtig?

4) Aus Erfahrung lernen

Sie haben erkannt, dass der Zeitaufwand bei Ihren Projekten höher ist als angenommen? Jetzt heißt es handeln! Finden Sie heraus, ob Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern können. Die Antwort ist ja? Starten Sie mit sinnvollen Maßnahmen. Sie haben einfach nur zu optimistisch geschätzt? Beginnen Sie damit, Ihren Kunden den tatsächlichen Zeitaufwand zu verrechnen. Nur dann wird Ihre Arbeit auch die Wertschätzung bekommen, die Sie verdient.

Haben Sie sich schon mal verschätzt? Welche Tipps haben Sie, um Zeitaufwand richtig einzuschätzen?

 

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