Produktiv auf Geschäftsreisen: Online-Videokonferenzen und Besprechungen richtig leiten!

by Michael on 15. Juli 2013 · 0 comments

Online-Videokonferenzen und Besprechungen richtig leiten

“Sind Sie einsam? Sind Sie es leid, allein zu arbeiten? Hassen Sie es, Entscheidungen zu treffen? Dann gehen Sie doch zu einer Besprechung!”

Besprechungen sind die Wurzel vieler Bürowitze. Der Grund: Viele Besprechungen werden ineffizient geführt. Gleiches gilt für Online-Videokonferenzen. Sollten Sie deshalb auf Besprechungen verzichten? Nein! Unterwegs ist die Online-Videokonferenz eine der besten Möglichkeiten, mit den Kollegen zu Hause in Kontakt zu bleiben.

Vor allem, wenn es gilt, komplexe Projekte zu koordinieren, reichen E-Mail und Telefon für die Aufgabenabstimmung nicht aus. Damit die Videokonferenz auf Geschäftsreisen gelingt, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

Tipps für die perfekte Videokonferenz

  • Der frühe Vogel fängt den Wurm: Loggen Sie sich 15 Minuten vor der Konferenz ein. So haben Sie genug Zeit, etwaige technische Probleme zu lösen. Testen Sie bei dieser Gelegenheit auch gleich das Kamerabild: Sind die Lichtverhältnisse gut genug für eine Videoübertragung?

  • Ein guter Start ist die halbe Miete: Nehmen Sie sich Zeit für eine freundliche Begrüßung und für die Rollenklärung: Wer protokolliert? Wer achtet auf die Zeit? Allen Teilnehmern sollte vor Beginn der Konferenz die Agenda zugeschickt werden. Im Optimalfall teilen Sie die Agenda und weitere wichtige Dokumente mit allen Teilnehmern via Desktopshare.

  • Bleiben Sie am Ball: Während längere Pausen und Stille im persönlichen Gespräch meist nicht weiter auffällig sind, wirken Sie bei Online-Konferenzen unangenehm. Wenn die Diskussion einschläft und die Teilnehmer schweigen, führen Sie sie deshalb zum Thema zurück.

  • Halten Sie die Nebengeräusche gering: Achten Sie auf eine ruhige Umgebung. Muten Sie Ihr Mikrofon für die Zeit, in der Sie selbst nicht sprechen. So stören Sie die anderen Teilnehmer nicht durch Geräusche wie Tastaturklackern oder Räuspern. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer nicht in Nebengespräche abgleiten.

  • Vereinbaren Sie Gesprächsregeln: Bei Videokonferenzen ist es anders als im persönlichen Gespräch nicht so einfach, vorauszusehen, wer als nächstes das Wort ergreifen möchte. Sorgen Sie deshalb beim Start für klare Regeln: Ist es in Ordnung, die anderen zu unterbrechen, wird man aufgefordert, das Wort zu ergreifen, oder soll man sich beim Moderator per Privatnachricht melden, wenn man etwas sagen möchte? Da bei Videokonferenzen außerdem nicht immer klar ist, wer angesprochen ist, sollte vor jeder Frage den Namen der Person nennen, an die sie gerichtet ist.

  • “Schau mir in die Augen, Kleines”: Schalten Sie unbedingt den Picture-in-Picture Modus aus! Das kleine Video von uns selbst verführt uns viel zu oft dazu, uns selbst zu beobachten. Schauen Sie regelmäßig direkt in die Kamera, um den Blickkontakt zu wahren. Achten Sie für eine optimale Videoübertragung außerdem darauf, sich nicht zu hektisch zu bewegen. Die Bildübertragungsrate einer durchschnittlichen Videokonferenz lässt häufig zu wünschen übrig.

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Im nächsten Artikel: Die besten Tools und die coolste Technik für Produktivität auf Geschäftsreisen!

 

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