Produktiv auf Geschäftsreisen: Richtig kommunizieren mit Kollegen im Büro

by Katharina on 1. Juli 2013 · 0 comments

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Man kann nicht nicht kommunizieren – so viel hat schon Kommunikationsexperte Paul Watzlawick festgestellt. Die Frage ist nur: Wie wollen wir miteinander kommunizieren? Auf Geschäftsreisen kann es gelegentlich schwierig sein, den Kontakt zu Kollegen im Büro effizient und angenehm zu gestalten. Gute Kommunikation ist allerdings die Voraussetzung für eine gelungene Zusammenarbeit. Wie Sie gängige Schnitzer vermeiden und für jede Situation das richtige Kommunikationsmittel wählen, verraten wir Ihnen hier.

E-Mail oder Anruf? Richtig wählen leicht gemacht!

Nach der Media Richness Theory von Robert H. Lengel und Richard L. Daft sollte sich die Wahl des Kommunikationsmediums immer nach der Komplexität der Aufgabe richten. Das heißt: Je komplexer und schwieriger die Aufgabe, desto reichhaltiger und vielseitiger das gewählte Medium. Die Media Richness Theory bezieht sich dabei auf kollaborative Aufgaben, zum Beispiel Entscheidungen, Abstimmungen oder Aufgaben, die Feedback erfordern. Eine effiziente Wahl bedeutet, dass sowohl unnötige Verkomplizierung als auch verfälschende Vereinfachung und die damit einhergehenden Fehlinterpretationen und Missverständnisse vermieden werden.

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Abbildung aus: Rice, R.E.: Task Analysability, Use of New Media, and Effectiveness: A Multi-Site Exploration of Media Richness. In: Organization Science, 1992, S. 475-500.

Aus der Abbildung geht gut hervor, dass E-Mails das richtige Medium bei wenig komplexen Aufgaben sind: Termine, Abstimmungen und einfache Fragen, die kaum Diskussion oder Feedback bedürfen, lassen sich leicht per Mail klären. Persönliche Gespräche, Workshops und Meetings sind das Mittel der Wahl, wenn es gilt, komplexe Aufgaben zu lösen. Für die Kommunikation auf Geschäftsreisen bedeutet das konkret: Einfaches lässt sich per Mail, Textnachricht oder internem Messagingsystem klären, Dringendes und Klärungsbedürftiges via Telefon oder Live-Chat und Komplexes am besten mit Hilfe einer Videokonferenz – oder persönlich von Angesicht zu Angesicht.

Qual der Wahl: E-Mail, Todo-Liste oder Instant Message?

Keine einfache Frage! Für alle drei Medien gilt: Sie sind optimal geeignet für einfache Aufgaben. Aber woher wissen Sie, was die richtige Wahl ist? In der Arbeitspraxis haben sich folgende Vor- und Nachteile herauskristallisiert:

  • E-Mails stören den Empfänger nicht im Arbeitsfluss. Das bedeutet allerdings auch, dass Sie nicht für Dringendes geeignet sind. Lob und vor allem Kritik sollten Sie nicht per Mail kommunizieren: Die Gefahr der Missverständnisse ist viel zu groß.

  • Instant Messages (IM) eignen sich optimal für schnelle Kommunikation wie z.B. kurze Notizen und Hinweise oder einfache Aufgabenabstimmung. Verwenden Sie IM nicht für Unwichtiges – Sie werden sonst rasch als Nervensäge abgestempelt – und sprechen Sie auch keine kritischen Themen an.

  • Gemeinsame Todo-Listen sind kurz und knackig. Sie zwingen den Verfasser, präzise zu sein, und sparen Zeit. Alle Aufgaben sind auf einen Blick ersichtlich. Die beste Lösung, wenn komplexe Aufgaben bereits persönlich oder via Konferenz abgestimmt wurden, und für einfache Tätigkeiten ohne Klärungsbedarf. Gemeinsame Todo-Listen lassen sich über viele Projektmanagementtools erstellen. Praktisch: Mit der Online-Zeiterfassung TimeTac können Sie nicht nur gemeinsame Todo-Listen erstellen, sondern auch gleich die Arbeitszeit für die verteilten Aufgaben erfassen.

Information ist alles

Kommunikation auf Geschäftsreisen bedeutet im Normalfall Kommunikation über Distanz. Um diese Distanz zu überwinden, bedienen wir uns moderner Kommunikationsmittel. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder Zugriff auf den Zeitplan Ihrer Geschäftsreise haben, zum Beispiel über einen gemeinsamen Online-Kalender. Achten Sie auf eine mögliche Zeitverschiebung. Vereinbaren Sie vor der Abreise, wie Sie miteinander kommunizieren wollen.

Wichtig ist, sich dabei daran zu erinnern, dass es nicht reicht, die Kollegen mit Dokumenten und E-Mails zu überschütten: Oft führt dieses Verhalten zu mehr Fragen als Lösungen. Wenn Sie komplexe Aufgaben verteilen, initiieren Sie lieber eine Videokonferenz: Sie kommt einem normalen Face-to-Face-Gespräch am nächsten, und Missverständnisse lassen sich in wenigen Minuten klären.

Tipps für die perfekte Videokonferenz lesen Sie im nächsten Artikel!

 

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