Interne Kommunikation im virtuellen Team: Lösungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

by Katharina on 19. November 2012 · 0 comments

Kommunikation im virtuellen Team

Früher ging man ganz klassisch ins Büro, um sein täglich Brot zu verdienen. Heutzutage wird an allen Orten der Welt gearbeitet: Im Home Office, im Café, im Zug auf dem Weg zum Kunden. Unabhängigkeit und die Chance auf bessere Work-Life-Balance sind Grund zur Freude, stellen uns aber vor ganz neue Herausforderungen: Kommunizieren im virtuellen Team? Meetings am runden Tisch haben ausgedient, genauso wie der Plausch auf dem Flur. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Team sollte die interne Kommunikation überdacht werden!

Telekommunikation und digitales Messaging

Auch wenn uns neue Technologien mehr faszinieren, es gibt sie noch: die guten alten Kommunikationsmittel – genannt Telefon, Fax und Brief. Zugegeben: durch Stress und Zeitdruck ist der Postweg wenig sinnvoll. Höchstens für wichtige Formalitäten. Wenn aber die Zusammenarbeit im virtuellen Team Früchte tragen soll, tun Sie bei Unklarheiten lieber einmal mehr einen Griff zum Telefon! Ansonsten läuft die Zusammenarbeit schnell mal gegen den Baum. Mailen, Twittern, Bloggen, Kommentieren – nutzen Sie auch für die interne Kommunikation im Unternehmen Ihre Digital-Messaging-Fähigkeiten! Die Kommunikation im virtuellen Team baut in erster Linie auf E-Mail-Verkehr und (Video-)Konferenzen via Skype. Aber übertreiben Sie es nicht! Zu viel Input sorgt für Verwirrung und ist zeitraubend.

Face-to-Face versus virtuelle Kommunikation?

„So hab ich das nicht gemeint!“ Wie oft kommt es bei der Zusammenarbeit im virtuellen Team zu Missverständnissen? Ein Austausch über Skype und E-Mail ist eben doch nicht dasselbe wie Face-to-Face-Kommunikation. Was fehlt sind Mimik, Gestik, Körperhaltung und Stimmlage. Sie signalisieren uns unterbewusst Gemütslage und Botschaft des Gegenübers. Da hilft nur eins: Raus aus dem Home Office und rein ins klassische Büro! Statten Sie Ihren im Büro verbliebenen Kollegen einen Besuch ab, um relevante Dinge persönlich zu besprechen. Wenn längst alle überall und nirgendwo arbeiten, organisieren Sie regelmäßige Treffen. Der persönliche Austausch ist nicht nur produktiver, sondern tut auch dem Arbeitsklima gut.

Virtuelle Datenautobahn

Interne Kommunikation im virtuellen Team geht weit über das Verbale hinaus. Da sind Konzepte, Skripte, Angebote, Präsentationen, Tabellen an Statistiken, Bilder und Videos. Ohne Austausch von Dokumenten keine Zusammenarbeit. Durch zunehmende Internationalisierung ist der persönliche Austausch von Dokumenten kaum mehr möglich. Ausweg aus der Misere: „Collaborative Writing Tools“. Auf Deutsch: Webbasierte Anwendungen, bei denen Dokumente im virtuellen Team bearbeitet und ausgetauscht werden können. Transparent, schnell und effektiv. Bestes Beispiel dafür ist Google Docs. Wenn im virtuellen Team Präsentationen erstellt werden müssen, eignen sich für die Zusammenarbeit und interne Kommunikation spezielle Präsentationstools.

Interne Unternehmenskommunikation

Mit der Verlegung von Arbeitsplätzen ins Home Office und an alle erdenklichen Orte der Welt bleibt auch die interne Kommunikation zur Arbeitsorganisation auf der Strecke. Projektplanung, Aufgabenverteilung, Festlegung von Deadlines. Und das allerwichtigste: Absprachen zum Urlaub! Den Chef beim Mittagspäuschen bezüglich Sommerurlaub auf den Zahn zu fühlen? Im virtuellen Team unmöglich! Eine transparente, cloudbasierte Lösung für die interne Arbeitsorganisation muss her! Mit TimeTac wird die Urlaubsplanung, Vergabe von Todos und das Festlegen von Deadlines auch ohne Zusammenkunft der Belegschaft möglich. Einfach und schnell – für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im virtuellen Team.

 

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