Bessere Meetings planen: Mit Selbstmanagement näher ans Projektziel

by Bernd on 18. Juni 2012 · 1 comment

Bessere Meetings planen: Mit Selbstmanagement näher ans Projektziel

“Sind Sie einsam? Hassen Sie es, Entscheidungen zu treffen? Reden Sie lieber über Dinge, anstatt Sie zu erledigen? Dann ist es Zeit für ein Meeting!”

Meetings sind nicht ohne Grund die Quelle vieler Bürowitze. Hand aufs Herz: Hat Sie noch nie in einem Meeting der Gedanke erwischt, “Jetzt könnte ich eigentlich auch arbeiten?”. Sinnlose Besprechungen sind einer der Hauptgründe, weshalb die Aussicht auf ein Meeting uns kalte Schauer über den Rücken laufen lässt. Der erste Weg zu besseren Meetings ist es, die eigene Haltung durch Selbstmanagement zu verändern. Bessere Meetings planen Sie, wenn Sie einige einfache Grundregeln einhalten:

1. Kein Meeting ohne Zweck und Ziel

Ein Meeting ohne Ziel und Zweck ist ein abgesagtes Meeting. Konkret heißt das: Prüfen Sie die Sinnhaftigkeit des Meetings in Hinblick auf das Projektziel. Kommunizieren Sie das Ziel eines Meetings klar an alle Teilnehmenden – am besten in einer Agenda, in der Sie alle Diskussionspunkte festhalten. Sollte der Grund des Meetings obsolet werden, scheuen Sie nicht davor zurück, das Meeting abzusagen!

2. Kleine Gruppe – großartiges Meeting

Drei bis acht Personen nennt man nicht umsonst Arbeitsgruppen – die Arbeitsfähigkeit einer Gruppe verflüchtigt sich proportional zur Personenanzahl. Wenn Sie nicht wollen, dass ihr Meeting zur Selbstdarstellungsbühne verkommt, halten Sie die TeilnehmerInnenzahl klein – am besten unter acht Personen. So können Sie sicherstellen, dass das Meeting Sie Ihrem Projektziel wirklich näher bringt.

3. Bessere Meetings mit Disziplin

Agenden sind dazu da, sie einzuhalten! Wer regelmäßig die Tagesordnung über den Haufen wird, sorgt nicht nur für Frust unter den TeilnehmerInnen, sondern wirkt ansteckend: Wenn schon die Leitung eines Meetings die Agenda nicht ernst nimmt, warum sollten die TeilnehmerInnen es tun? Gleiches gilt für den vereinbarten Zeitrahmen. Diesen sollten Sie unbedingt einhalten.

4. Gute Nachbereitung ist das halbe Meeting

Nur dokumentierte Ergebnisse sind Ergebnisse. Wenn Sie im Meeting die perfekte Lösung für ein Problem finden, aber Sie nicht protokollieren, wird Sie untergehen – und das Problem landet auf der Agenda des nächsten Meetings. Und des nächsten… Gleiches gilt für Endlosdiskussionen: Sorgen Sie für Abschlüsse, Entscheidungen und Dokumentation! Verteilen Sie das Protokoll nach dem Meeting unbedingt an alle TeilnehmerInnen und sorgen Sie dafür, dass es von allen abgesegnet wird, um Missverständnissen vorzubeugen.

5. Motivation ist alles: Nehmen Sie Meetings ernst!

Bessere Meetings entstehen durch gutes Selbstmanagement: Ziele, Planung und Organisation sind ein wichtiger Teil davon, Motivation ein anderer. Viele Menschen sehen Meetings nicht als echte Arbeit – und nehmen Sie deshalb nicht ernst. Das Ergebnis: Sie kommen später, gehen früher, und verbringen die spärliche Zeit im Konferenzraum mit geistigen Nickerchen. Der Schlüssel zum Erfolg: Geben Sie Meetings Perspektive. Das gelingt automatisch, wenn Sie die Regeln 1 bis 4 einhalten und dafür sorgen, das Meetings dem Projektziel dienen. Zusätzlich sollten Sie selbst unbedingt ein Vorbild sein: Kommen Sie pünktlich, strahlen Sie Begeisterung aus, kommunizieren Sie klar, diskutieren Sie zielorientiert. Nur wenn Sie selbst das Meeting ernst nehmen, werden das auch die TeilnehmerInnen tun.

 

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1 Andrea Juni 29, 2012 um 21:51

Ja, wer kennt sie nicht: die Meetings, aus denen man nach einer Stunde rausgeht und sich fragt, was das alles soll.
Vielen Dank für die Tipps. Wichtig finde ich auch, dass jemand da ist – der Leiter des Meetings – der die Fäden in der Hand hält und sich genau an diese Tipps hält: Agenda vorbereiten, passende Gruppe / Größe zusammenstellen, Nachbereitung koordinieren… Mit diesem Besprechungsleiter steht und fällt i.d.R. der Erfolg des Meetings.

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