Immer zu spät dran? Stress im Job vermeiden durch bessere Projektplanung

by Michael on 21. Mai 2012 · 0 comments

Die Zeit läuft: Stress im Job vermeiden durch bessere Projektplanung

Kennen Sie das? Kurz vor der Deadline werden Sie zum emsigen Bienchen: Je näher der Abgabeschluss rückt, desto größer wird der Arbeitseifer. Um das Projekt abzuschließen, vertrauen Sie auf Koffein und schlagen sich unzählige Nächte um die Ohren. Bestenfalls schaffen Sie die Abgabe fünf vor zwölf. Müde und erledigt schwören Sie sich: Nächstes Mal wird alles besser. Was aus den guten Vorsätzen wird? Lesen Sie nach bei Absatzbeginn…

Wenn es um Arbeit geht, neigt jeder Mensch zum Trödeln und Aufschieben. Das ist nicht per se schlecht, kann aber zu Stress am Arbeitsplatz führen. Mit diesen drei Tipps schaffen Sie es, Ihre Projektplanung entspannt einzuhalten.

1. Bessere Projektplanung mit den richtigen Fragen

Wo stehen wir? Warum machen wir das Projekt? Was soll konkret erreicht werden? Wer ist involviert? Wie strukturieren wir das Projekt? Bis wann müssen Teilziele erreicht werden? Wie viel kostet das Projekt? – Das sind die sieben W-Fragen, die Sie sich unbedingt zu Beginn und während eines jeden Projekts stellen sollten! Eine schöne Übersicht über die 7 Ws finden Sie im Projektmanagementblog. Besonders wichtig für das Thema Termintreue: Achten Sie auf die unterschiedlichen Arbeitsweisen Ihrer MitarbeiterInnen und setzen Sie realistische Meilensteine und echte Deadlines. Das bedeutet, dass nach der Deadline die Erledigung einer Aufgabe wirklich sinnlos geworden sein muss. Dazu gehört vor allem Konsequenz: Wer immer zu spät dran ist, aber regelmäßig erfährt, dass die verspätete Erledigung von Aufträgen ohne Folgen bleibt, wird an seinem Verhalten nichts ändern! Besonders effektiv sind Deadlines, die mit öffentlichen Auftritten, z.B. Präsentationen, verbunden sind.

2. Erfolreiches Selbstmanagement: Die Politik der kleinen Schritte

Fakt: Der Mensch ist ein kurzweiliges Wesen. Für einige von uns können bereits zwei Wochen ein unüberblickbarer Zeitraum sein. Je länger die Laufzeit eines Projekts, je ferner Abgabetermine und Deadlines, desto größer wird das Risiko von fehlerhaften Zeitschätzungen. Das große Problem: Deadlines sind Deadlines – keine Guidelines. Um sich daran zu erinnern, ist es sinnvoll, große Zeiträume in kleinere aufzuteilen. Setzen Sie sich “Mini-Deadlines”: Zwischenziele verbessern den Workflow und sorgen für Termintreue.

3. Termintreue trainieren: Besser arbeiten mit Online-Projektplanung

Mensch ist kein Pawlowscher Hund, aber Pünktlichkeit lässt sich dennoch konditionieren. Und sie blüht auf unter günstigen Rahmenbedingungen: Ein vernünftig geführter Kalender, Todo-Listen, ein regelmäßiger präsenter, übersichtlicher Projektplan – all das sind gute Voraussetzungen für weniger Stress im Job und bessere Projektplanung. Besonders praktisch für erfolgreiche Projektplanung sind Online-Projektmanagement-Tools wie TimeTac, die Ihnen überall Zugriff auf Ihre Planungen ermöglichen und Ihnen eine klare Übersicht über Ihre Aufgaben und Fristen bieten. Die integrierte Zeiterfassung erlaubt Ihnen zusätzlich, Ihr Arbeitsverhalten besser kennenzulernen. So verbessern Sie Ihr Selbstmanagement ganz nebenbei und lernen, Ihre Projektplanung immer realistischer zu gestalten.

 

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