Flexible Arbeitsmodelle: Die drei größten Probleme – und wie man sie löst!

by Bernd on 29. Februar 2012 · 1 comment

Der Schlüssel zum Erfolg bei flexiblen Arbeitsmodellen: Beziehungen pflegen!

Home Office, flexible Arbeitszeiten, virtuelle Teams: Echte Dauerbrenner, die den großen Traum von Freiheit verheißen. Zu recht? Ganz ehrlich: Jein. Längst ist bekannt, dass die durch moderne Informations- und Kommunikationstechnologien eröffneten Chancen sich nur dann optimal nutzen lassen, wenn man sich vorher gut auf mögliche Risiken und Nebenwirkungen vorbereitet. Immun gegen Fehler ist kein Unternehmen – vorbeugen lässt sich aber sehr wohl. Wir stellen vor: Die drei größten Probleme bei flexiblen Arbeitsmodellen – und wie man sie löst.

1. Mangelhafter Informationsfluss

Plötzlich kein Kaffeeklatsch mehr, Kommunikation mit den KollegInnen via schnöder To-do-Mails, Kontaktaufnahmen über Skype, die sich anfühlen wie Kuscheln mit einem Eisberg: Auch das kann Arbeiten von zu Hause aus sein. Studien zeigen, dass das größte Problem für MitarbeiterInnen außerhalb des Büros die Sorge ist, wichtige Fragen nicht direkt stellen zu können und aus dem Unternehmensgeschehen ausgeschlossen zu werden. Werden keine Gegenmaßnahmen getroffen, verschlechtert sich die interne Kommunikation automatisch, sobald nicht mehr gemeinsam in einem Büro gearbeitet wird.

Die Lösung: Sie sollten genau klären, wer wen informiert, außerdem wann und in welchen Abständen. Greifen Sie dabei nicht nur auf E-Mail und Instant Messaging zurück: Geschriebenes kann leicht fehlinterpretiert werden. Regelmäßige Telefonkonferenzen sind wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die persönliche Beziehung zu erhalten. Guido Hertel, Professor für Organisationspsychologie an der Universität Würzburg, betont im Gespräch mit FOCUS, wie wichtig das persönliche Gespräch für das Arbeitsklima ist: „Der Austausch von Informationen alleine macht noch kein Team aus.“

2. Schlechtes Wissensmanagement

Eine direkte Folge von Punkt 1: Wo nicht geredet wird, wird auch nicht geteilt. Schon gar nicht das Wissen, das uns unersetzlich macht. Wissensweitergabe braucht Vertrauen, Vertrauen braucht Kontakt. Diese Tatsache soll allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass Wissensmanagement auch in Unternehmen, die traditionell arbeiten, häufig ein Stiefmütterchendasein führt. Die Gründe: Wissensmanagement braucht Zeit, System – und ist teuer. Der Schaden, der durch den Verzicht auf Wissensmanagement entsteht, wird häufig gering eingeschätzt – bis MitarbeiterInnen das Unternehmen verlassen und klar wird: Sie haben ihr gesamtes Wissen mitgenommen.

Die Lösung: Wer nicht gleich ein professionelles Wissensmanagement-System einführen möchte, sollte zuallererst daran arbeiten, das Vertrauen der MitarbeiterInnen zu stärken. Mittelfristig sollte aber auch die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen nicht zu kurz kommen. Von der professionellen Dokumentenverwaltung bis zum internen Wiki gibt es vielfältige Möglichkeiten, Wissen festzuhalten, zu teilen und zu organisieren, so dass auch für Kleinstunternehmen professionelles Wissensmanagement rentabel wird.

3. Führungsvakuum

Mit zunehmender Flexibilität steigen die Anforderungen an das Management. Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert eine klare Führung und unmittelbare Handlungsanweisungen. Ein rasches “Mach du das mal, bitte” ist häufig nicht möglich, E-Mails können unerträglich lange Reaktionszeiten nach sich ziehen. Sitzt man einander nicht gegenüber, weiß man im Regelfall auch nicht, woran die KollegInnen gerade arbeiten – außer, man fragt, was allerdings nur selten passiert. Soziale und emotionale Defizite begünstigen Fehlverhalten wie die Überschreitung von Fristen, die Missachtung von Absprachen und das Übergehen von KollegInnen bei gemeinsamen Entscheidungen. Wer sich über diese Probleme vor der Einführung virtueller Teams keine Gedanken macht, wird bald die Folgen kennenlernen: Ineffizientes Aufgabenmanagement, Konflikte im Team und totales Chaos.

Die Lösung: Klare Rollenbeschreibungen und systematisches Aufgabenmanagement. Nutzen Sie Echtzeit-Kommunikation zur To-do-Zuweisung, um die Reaktionszeiten zu verkürzen. Ideal sind Projektmanagement-Programme wie TimeTac, in denen Sie direkt sehen können, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Behalten Sie im Kopf, dass Flexibilität die Bindung zu KollegInnen und Vorgesetzten schwächen kann: Gezielte Teambuilding-Maßnahmen sorgen für positive Beziehungen.

Übrigens: Experten für flexible Arbeitsmodelle betonen immer wieder: “It’s 90 percent people and 10 percent technology”. Kein Wunder also, dass die drei größten Probleme flexibler Arbeitsmodelle auch in vielen anderen Fällen zutreffen, zum Beispiel im klassischen Außendienst. Die gute Nachricht: Auch die Lösungen lassen sich übertragen.

 

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