Einfach den Tag planen

by Ivan Blatter (Gastpost) on 22. Juli 2011 · 1 comment

Zeitmanagement: Ein guter Tagesplan gibt unserem Tag eine Richtung

Um unserem Tag eine gewisse Richtung zu geben, hilft uns die Tagesplanung.

Ohne Planung sind wir nur ein Ball in einem Flipperautomaten und lassen uns von fremden Prioritäten steuern.

Natürlich ist niemand von uns komplett frei und alle haben Verpflichtungen. Doch brauchen wir ein Instrument, dass unseren Tag vorspurt, damit wir das Beste aus jedem Tag holen können.

Konkret geht es darum, folgende Frage zu beantworten: Was will ich bis heute Abend erreicht haben?

Eine Tagesplanung nützt aber nur dann etwas, wenn sie uns nur die Richtung vorgibt, ohne uns einzuschränken.

Unterbrechungen, häufiger Wechsel zwischen Aufgaben, ständige Ablenkungen gehören zu unserem Arbeitsalltag. Dagegen können wir uns sperren, was häufig aber unmöglich ist – oder auch nicht sinnvoll. Die viel bessere Strategie ist: Lernen, damit umzugehen.

Ein genauer Tagesplan, wie er im klassischen Zeitmanagement empfohlen wird, hilft hier überhaupt nicht. Der kostet nur Zeit und ist bald schon völlig überholt.

Die Tagesaufgaben

Viel besser ist eine andere Art der Planung, nämlich eine einfache, simple Art:
Nehmen Sie sich jeden Tag nur wenige – z.B. nur drei Tagesaufgaben – vor. Das sind die wichtigsten Aufgaben des Tages. Nicht die dringendsten – die müssen Sie so oder so erledigen – sondern die wichtigsten. Diese Aufgaben sind sogar so wichtig, dass der Tag schon als erfolgreich gilt, wenn Sie nur diese Aufgaben schaffen.

Jede dieser Aufgaben sollte Sie etwa 30 bis maximal 60 Minuten kosten. Damit sind lediglich anderthalb bis drei Stunden des Tages verplant. Keine Angst: In der restlichen Zeit wird Ihnen nicht langweilig. Schliesslich kommen täglich neue Aufgaben hinzu, Sie haben Sitzungen oder sonstige Verpflichtungen. Und dann gibt es da doch noch die Kunden, die manchmal etwas sofort wollen.

So arbeiten Sie mit wenigen Tagesaufgaben

1. Nehmen Sie sich jeden Tag drei Tagesaufgaben vor.
Beginnen Sie zunächst mit nur drei Tagesaufgaben. Haben Sie viele Meetings, dann reduzieren Sie die Aufgaben. Mit der Zeit werden Sie schon merken, ob die Anzahl so stimmt, oder ob Sie sich mehr/weniger Aufgaben vornehmen können.

2. Schreiben Sie sich Ihre drei Tagesaufgaben auf.
Im Zeitmanagement gibt es ein Erfolgsprinzip: Schriftlichkeit. So auch hier: Notieren Sie sich die Tagesaufgaben.

3. Notieren Sie sich nur die Aufgaben, aber ohne Angabe des Zeitpunktes, wann Sie sie erledigen wollen.
Nur so bewahren Sie sich Ihre Flexibilität und Spontanität.

4. Beginnen Sie morgens mit einer dieser drei Aufgaben.
Das sind die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Entsprechend gibt es nichts Wichtigeres, schon gar nicht E-Mails zu lesen oder sonst etwas zu tun. Die Gefahr ist gross, dass wir uns sonst verzetteln und schon ist der halbe Morgen vorbei.

5. Erledigen Sie alle drei Tagesaufgaben so früh wie möglich.
Schliesslich sind das die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Deshalb haben sie Priorität.

Experimentieren Sie mit dieser Methode. Es braucht eine gewisse Anpassungszeit und man muss auch lernen, darauf vertrauen zu können. Doch wie immer gilt: Sammeln Sie Ihre eigenen Erfahrungen, probieren Sie es eine oder zwei Wochen aus und schauen Sie, ob solch eine simple Planung für Sie funktioniert.

Ivan Blatter (c)Blatternet   Ivan Blatter ist Produktivitätstrainer und hilft seinen Kunden, ihre Ziele schneller zu erreichen, ohne sich auszusaugen. Dazu bietet er Trainings, Seminare und verschiedene Online-Produkte an. Seit ein paar Jahren betreibt er einen Blog rund um Zeitmanagement , in dem er regelmässig Tipps und Hinweise gibt, wie Sie produktiver arbeiten können.
 

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1 Tom Rechberger August 1, 2011 um 14:52

Der Tipp mit drei Tagesaufgaben gefällt mir. Ich bin eher der Typ, der sich hundert Aufgaben vornimmt – und sich dann verzettelt. Obwohl eigentlich klar ist, dass eine realistische Zahl an Aufgaben der erste Schritt ist, damit’s auch mit dem Anpacken klappt. Soviel zum Thema gute Vorsätze für die Sommerpause. ;)

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