Getting Things Done – Teil 3: E-Mail Management leicht gemacht

by Viktor Peters (Gastpost) on 8. Juli 2011 · 6 comments

Kinderleichtes E-Mail Management

E-Mails werden heutzutage von zahlreichen Menschen hier in Deutschland genutzt. Ob privat oder geschäftlich, jung oder alt, Mann und Frau kommunizieren über den virtuellen Kanal und bleiben so in Kontakt. Wer öfter E-Mails empfängt, sollte über eine logische Sortierung nachdenken, welche das Suchen und Finden von älteren E-Mails erleichtert.

Grundlegendes – IMAP nutzen

Viele E-Mails werden heutzutage über Anwendungen wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird abgerufen. Vorteilhaft ist hierbei, dass die Verwaltung einfach von der Hand geht.

Um Ordnung in das E-Mail-Fach zu bringen, sollte man das Übertragungsprotokoll überprüfen. So nutzen viele POP3, obwohl IMAP um einiges vorteilhafter ist.
Wo POP3 lediglich E-Mails vom Server an das jeweilige Programm weiterleitet oder verschiebt, arbeitet IMAP permanent mit dem Server zusammen. So werden Ordner, welche in z.B. Outlook angelegt werden, auch auf den Server übertragen.

Von IMAP profitieren Sie besonders, wenn Sie mehrere Geräte wie z.B. Notebook, Smartphone, Tablet oder PC besitzen, bei welchen sie sich ein gleiches E-Mail-Fach wünschen. Will man bei einem Besuch beim E-Mail-Provider nicht Tausende unerledigte E-Mails vorfinden, ist der Umstieg auf IMAP ebenfalls zu empfehlen.

Abgespeckt – So wird das E-Mail-Fach benutzerfreundlich

Viele Nutzer merken leider nicht, wie Newsletter und automatische Benachrichtigungen von Facebook & Co. den Alltag mit dem E-Mail-Programm erschweren. Empfehlenswert ist das bewusste Austragen aus überflüssigen Newslettern und das Löschen von ablenkenden Nachrichten. Eine praktische Lösung für Newsletter ist übrigens der pfiffige Dienst Mailinator.

Anstatt bei jeder Nachricht und Erwähnung eine E-Mail von einem sozialen Netzwerk zu erhalten, kann man sich angewöhnen, einmal pro Tag dort vorbeizuschauen, was man meistens sowieso vorhat. Ähnliches gilt für Online-Shops, in welchen man gerne einkauft. Sollte eine besondere Aktion per E-Mail angekündigt werden, findet sich dazu meist auch ein Banner auf der Startseite an.

Automatisieren – Filter nutzen

Zahlreiche E-Mail-Programme bieten sogenannte Filter an, welche das automatische Sortieren von eigehenden und bereits bestehenden Nachrichten übernehmen sollen. Das lohnt sich besonders bei einer umfangreichen Ordnerstruktur.

Empfehlenswert ist es , für jeden Ordner Filterregelb anzulegen. Diese kann man auch nach dem Ordner benennen und direkt für die Weiterleitung der Nachricht nutzen. Folgende Kriterien haben sich als sinnvoll für Filterregeln erwiesen:

  • Absender (Arbeitgeber, Kunde, Familie)
  • Betreff (Projektnamen, typische Bezeichnungen wie z.B. “Newsletter”)
  • Priorität (falls eingetragen)
  • Inhalt (Namen, Adressen, Datum)

Sind die Filter erst einmal angelegt, sparen Sie wertvolle Zeit: Ihre Mails werden automatisch für Sie sortiert.

Ordnung schaffen – so funktioniert ein Archiv-Ordner

Mit der Zeit dürfte so mancher Nutzer eines E-Mail-Programmes merken, dass angelegte Ordner an Wert verlieren und womöglich nach einigen Wochen bzw. Monaten nicht länger relevant sind. Um Ordnung zu schaffen und Mails, die vielleicht noch benötigt werden, dennoch nicht löschen zu müssen, ist das Anlegen eines Archiv-Ordners empfehlenswert. In den Archivordner können sämtlich Ordner verschoben werden, welche nicht mehr benötigt werden (z.B. abgeschlossene Projekte).
Wer für noch mehr Ordnung und Übersichtlichkeit sorgen will, untergliedert seinen Archivordner nach Jahreszahlen.

Sorgen fallen lassen – E-Mails löschen!

Viele trauen sich nicht, E-Mails komplett zu löschen, da sie Angst haben, dadurch möglicherweise wichtige Nachrichten zu verlieren. Um eine bessere Übersicht zu erhalten, sollte man jedoch immer wieder Mails löschen.

Diese E-Mails müssen jedoch nicht für immer verloren gehen, sondern können bequem im Papierkorb „gelagert“ werden. Die meisten E-Mail-Programme bieten an, die Aufenthaltsdauer von Dateien im Papierkorb manuell festzulegen.

Dr. Zeitgeists Tipp!
Stellen Sie die Aufbewahrungszeit im Papierkorb auf ca. 90 Tage ein. Was Sie drei Monate lang nicht benötigen, wird zu Recht dauerhaft gelöscht!
Viktor Peters (c)Zafenat   Viktor Peters bloggt auf Zafenat über sein Leben als Blogger. Sein Blog ist eine wahre Schatzkiste an Tipps rund um WordPress, Home Office und Selbstständigkeit. Auf Twitter findet man den freiberuflichen Texter selbstverständlich auch:@ZafenatBlogger.

Zu Getting Things Done – Teil 1: Die optimale To-Do-Liste.
Zu Getting Things Done – Teil 2: Die richtige Zeiteinteilung.

 

Trackback URL: http://www.beyond-9to5.de/1436/getting-things-done-3-e-mail/trackback/

1 Thomas Juli 18, 2011 um 13:40

Danke für den IMAP-Tipp. Mir ist dieses Protokoll erst seit kurzem aufgefallen, aber ich habe mich nicht weiter damit befasst. Da ich eine recht komplexe Ordnerstruktur im Thunderbird habe, erscheint mir deren Synchronisation sehr hilfreich.

Antworten

2 nik Juli 26, 2011 um 14:14

Da empfehle ich aber, sich mal damit auseinanderzusetzen, ob TB lokale Kopien für die IMAP-Daten anlegt. Ansonsten erzeugt jede Mailansicht nämlich unnötigen Netztraffic. Was bspw. auf mobilen Geräten ja durchaus relevant sein kann.
Viel wichtiger aber, steht und fällt bei IMAP der gesamte E-Mailprozess mit der Verfügbarkeit der Infrastruktur. Ausfall des Routers, des Servers, der Internetverbindung oder Google macht einem mal spontan das Postfach dicht – all diese Fälle können ohne lokale Kopie der Daten (was eigentlich eher untypisch für IMAP ist) zu einer sehr langen Kaffeepause führen.

Antworten

3 Katharina Juli 26, 2011 um 14:42

Thunderbird ermöglicht problemlos das Erstellen lokaler Kopien. Wie’s geht, ist hier sehr gut erklärt: Thunderbird-Mail.de Wiki (unter: “Synchronisation und Offline-Lesen von E-Mails”).

Liebe Grüße & fröhliches Mailen,
Katharina

Antworten

Leave a Comment

{ 3 trackbacks }