Getting Things Done – Teil 4: Prioritäten setzen

by Michael on 15. Juli 2011 · 3 comments

Prioritäten setzen heißt: Entscheidungen treffen

Planung ist gut, aber verwenden Sie für die Planung nicht mehr Zeit, als das Erledigen der Aufgabe dauert. In vielen Fällen ist es ausreichend, den unmittelbar nächsten Schritt eines Projekts zu planen.

Haben Sie diese Hürde genommen, können Sie den nächsten Schritt festlegen. So gehen Sie vor, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Möchten Sie lieber den gesamten Ablauf im Vorhinein festlegen, empfiehlt es sich, die notwendigen Schritte rückwärts zu planen.

Legen Sie das Projekt-Ziel fest und überlegen Sie, was Sie unmittelbar davor tun müssen, um es zu erreichen. Fahren Sie fort, bis Sie Ihren Ausgangspunkt erreicht haben. Achten Sie darauf, dass jeder Schritt realistisch ist.

Dr. Zeitgeists Tipp!
Eine gelunge Zielsetzung ist SMART bzw. METERbar - messbar, erreichbar, terminisierbar, einfach und relevant.

Ohne Prioritäten geht nichts

Die Ziele sind gesetzt, der Ablauf und die darauf zu verwendende Zeit sind geplant. Doch wo sollen Sie anfangen? Ein gutes System, um zu priorisieren, sind die so genannten „Covey Quadrants“. Teilen Sie Ihre Tätigkeiten in die folgenden 4 Kategorien ein:

  • wichtig und dringend
  • unwichtig, aber dringend
  • wichtig, aber nicht dringend
  • unwichtig, nicht dringend

Schon fällt die Entscheidung, mit welchen Aufgaben Sie starten sollten, ganz leicht.

Dr. Zeitgeists Tipp!
Delegieren Sie Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind, oder schieben Sie sie so lange vor sich her wie nur möglich. Im Idealfall erledigen sich von selbst.

Zu Getting Things Done – Teil 1: Die optimale To-Do-Liste.
Zu Getting Things Done – Teil 2: Die richtige Zeiteinteilung.
Zu Getting Things Done – Teil 3: E-Mail Management leicht gemacht.

 

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1 Ralf Grabowski Juli 15, 2011 um 12:32

Na ja,
das Schöne an Getting Things Done ist ja gerade, dass KEINE Prioritäten gesetzt werden. Zumindest nicht im Vorhinein. Damit beschreitet GTD einen völlig anderen Weg als die reine Zeitplanungssysteme.
Jedes To-do auf der Kontextliste ist erst mal gleichrangig. Habe ich Zeit, schaue mir die Kontextliste durch und entscheide dann spontan, was ich machen möchte. Dieser Entscheidung sollten meiner Ansicht nach drei Kriterien zugrunde liegen: 1. Wieviel Zeit habe ich zur Verfügung? 2. Wieviel Energie und Aufmerksamkeit habe ich gerade? 3. Auf was habe ich Lust?
Freilich ist das erst mal ungewohnt und für viele eine Riesen-Hürde. Deshalb rate ich dazu, eine zusätzliche Wochenplanung mit den wichtigsten To-do’s zu machen.

:-)
Ralf

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