Getting Things Done – Teil 1: Die optimale To-Do-Liste

by Tom on 21. Juni 2011 · 11 comments

To Do Listen: Richtig genutzt helfen sie uns beim Erreichen unserer Ziele

Es gibt nur wenige Menschen, die jeden Tag nur eine einzige Aufgabe zu erledigen haben. Im Gegenteil: Die meisten von uns haben das Gefühl, ihre Arbeit würde sich anhäufen zu einem unüberblickbaren Berg. Kein Wunder, dass Überforderung eine Grundkonstante unserer Zeit geworden ist. Die Lösung: Zeit für die richtigen – aka wichtigen – Dinge im Leben nutzen. Peter Hinzmann hat Ihnen letzte Woche in “Ziele setzen und erreichen: Aller guten Dinge sind 3” und “Ziele setzen und erreichen: Aller guten Dinge 3+” verraten, wie Sie herausfinden, welche Dinge das sein könnten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre To-Do-Liste so gestalten können, damit Sie Ihre Ziele noch leichter in die Tat umsetzen können.

Die gesammelte Inbox

Eine einzige gesammelte Inbox für alle neuen Aufgaben hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren. Selbst wenn die (elektronische) To-Do-Liste lang ist: Oft bringt es schon Erleichterung, alle Aufgaben im Blick zu haben. So können Sie sicher gehen, dass Sie nichts vergessen.

Die kategorisierte To-Do-Liste

Die To-Do-Liste ist der Klassiker unter den Effizienz-Hilfsmitteln. Sie entlastet das Gedächtnis. Ihr Kopf bleibt frei für wichtige Denkaufgaben.

Dr. Zeitgeists Tipp!
Machen Sie aus Ihrer To-Do-Liste ein noch hilfreicheres Instrument und schaffen Sie ein listeninternes System. Hilfreich ist eine Einteilung der Aufgaben in 4 Kategorien:
  • 5-Minuten-Tasks
  • Aufgaben, die Sie von unterwegs aus erledigen können
  • derzeit laufende Aufgaben
  • längerfristige Projekte
Machen Sie sich klar, welche Aufgaben gewinnbringend sind, und erledigen Sie diese als erste.

Praktische Helferlein für das To-Do-Management:

Nachtrag: Ein guter Tipp von Zafenat ist übrigens auch Evernote – für Notizbuch-Liebhaber.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Gestalten Ihrer optimalen To-Do-Liste!

 

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1 Dirk Deimeke Juni 21, 2011 um 09:45

Meiner Meinung nach gehören 5-Minuten-Aufgaben gar nicht erst auf die Liste. Die Verwaltung verschlingt mehr Zeit als die Erledigung.

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2 Katharina Juni 21, 2011 um 11:27

Lieber Dirk,

ein guter Einwand. Grundsätzlich gilt sicherlich: Verschiebe nichts auf morgen (später), was du heute (jetzt) kannst besorgen. Es gibt allerdings einen Fall, wo sich das Aufschreiben von 5-Minuten-Tasks doch lohnt: Wenn andere Aufgaben gerade sehr dringend sind und man weiß, dass man den 5-Minuten-Task auch später von unterwegs aus erledigen kann.

Die Zeit, die man sonst z.B. untätig im Zug oder beim Warten an der Supermarktkassa verbringen würde, kann man dann bewusst für solche Tasks nutzen.

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3 Dirk Deimeke Juni 21, 2011 um 11:39

Hallo Katharina,

einverstanden!

Allerdings ist es so, dass das “Hereinkommen” der 5-Minuten-Aufgabe Dich sowieso gerade bei der Arbeit unterbrochen hat. Du wirst etwa 15 Minuten brauchen, um den letzten Konzentrationslevel zu erreichen.

Damit möchte ich sagen, dass die sofortige Erledigung dieser Aufgabe, Dich nur marginal daran hindert, weiter zu machen.

Ansonsten gebe ich Dir völlig Recht. “Totzeiten” zu nutzen, ist wichtig.

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4 Viktor Juni 25, 2011 um 11:52

Die Einteilung in Kategorien ist meiner Meinung nach sehr wichtig. So führe ich für jeden Tag eine einzelne ToDo-Liste, wo ich sämtliche Aufgaben aufliste. Parallel dazu gibt es weitere, in welchen ich Dinge notiere, welche ich privat erledigen müsste. Auch hier wird nochmals zwischen “heute” und “irgendwann” unterschieden.
Empfehlen kann ich auch als Anwendung für das iPhone Things, welches per WLAN mit dem Mac synchronisiert werden kann. Ebenfalls praktisch ist Evernote, wo sich Notizen mit Check-Boxen anlegen lassen. Die Anwendung nutze ich auf iPhone und Mac während meiner Arbeit.

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